KONFIGURACJA SYSTEMU WIRTUALNEGO BIURA

DANE PODSTAWOWE

1. Definiujemy konta administratorów (pracowników Wirtualnego Biura) Pracownicy/Dodaj nowego pracownika, uzupełniając: imię*, nazwisko*, login*, hasło* oraz e-mail*. Później możemy je przeglądać i edytować.
2. Definiujemy lokalizację biur (budynków) Lokalizacje biur/Dodaj nową lokalizację uzupełniając nazwę i adres. Później możemy je przeglądać i edytować.
3. Mamy możliwość udostępnienia Klientom plików do pobrania które będą dostępne w ich panelach po zalogowaniu się. Mogą to być wzory umów, formularze do wypełnienia itp. Aby dodać je przechodzimy do Pliki do pobrania/Dodaj nowy plik do pobrania. Później możemy je przeglądać i edytować.

KLIENCI

1. Teraz możemy dodawać klientów Wirtualnego Biura, uzupełniając ich dane:
2. DANE OSOBOWE: imię*, nazwisko*, PESEL/KRS*, adres do korespondencji*, telefon*, e-mail*
3. DANE DO FAKTURY: nazwa firmy*, adres siedziby*, NIP*
4. DANE DO LOGOWANIA: hasło*
5. DANE DODATKOWE: biuro*, dowiedziałeś się o nas z
6. OSOBA UPOWAŻNIONA DO ODBIORU KORESPONDENCJI: imię, nazwisko, PESEL, notatki

Później możemy je przeglądać i edytować.

1. W widoku listy Klientów możemy aktywować konto klienta oraz przejść do: plików (skanowanej poczty), dodanych usług stałych, płatności  Klienta, edycji danych lub usunąć wybranego Klienta.
2. Nowi Klienci mogą zgłaszać się samodzielnie przechodząc do rejestracji i wypełniając formularz.
   Dane identyfikujące Użytkownika:
   imię*, nazwisko*, PESEL/KRS*, adres do korespondencji z nami (inny niż adres Wirtualnego Biura) (ulica, nr, kod, miasto)*, telefon*, e-mail*
   Dane do faktury:
   nazwa firmy*, adres siedziby, NIP*,
   Dane do logowania:
   hasło*
   Dane dodatkowe
   wybierz biuro*, dowiedziałe(a)m się o was z, Zgody
   lub wydrukować pusty formularz do odręcznego uzupełnienia.

TOWARY/USŁUGI

1. Teraz możemy definiować towary i usługi dostępne dla Klientów w Towary/usługi/Definiuj nowy towar/usługę podając ich Biuro*, Nazwa towaru/usługi*, Jednostka*, Cena netto*, oraz Opis. Później możemy je przeglądać i edytować.

SALE KONFERENCYJNE – pokoje

1. Aby zdefiniować salę konferencyjną/pokój do wynajęcia należy przejść do Rezerwacje/Dodaj salę konferencyjną i określić dla poszczególnych: Biuro*, Nazwa*, Cena netto za pół godz.* i Opis.
2. Teraz klienci mogą dokonywać rezerwacji sal i pokoi i możemy przyznawać czas do dyspozycji w usługach stałych – pakietach.

USŁUGI STAŁE – pakiety usług i towarów

1. Mając już zdefiniowane towary i usługi możemy tworzyć z nich pakiety kilku usług i towarów, które będą odnawiały się co miesiąc zgodnie z definicją, którą zadeklarujemy przy przypisywaniu poszczególnym Klientom. 
2. Aby zdefiniować usługę stałą należy przejść do Usługi stałe/Definiuj usługę stałą i uzupełnić informacje: Biuro*, Nazwa usługi stałej*, Cena netto*, Opis a następnie dla wybranych, wcześniej zdefiniowanych towarów, usług i sal/pokoi określić ilość dostępną w usłudze stałej (pakiecie).
   Opłata za tą ilość nie będzie naliczana Klientowi a jedynie opłata za usługę stałą. 
3. Z listy usług stałych  możemy przejść do ich edycji, usunąć je, sprawdzić ich zawartość oraz to którym Klientom zostały przypisane.
4. Aby przypisać określoną usługę stałą wybranemu klientowi należy przejść do Usługi stałe/Dodaj usługi stałe klientowi i po wybraniu klienta, któremu chcemy przypisać usługę stałą określamy która  Usługa stała*, Data ważności, Rabat, Cena netto po rabacie*, Data ważności rabatu, Powiadom klienta, Rozpocznij w chwili dodania

PRACA ADMINISTRATORA W SYSTEMIE

POCZTA

1. Gdy do Wirtualnego Biura dotrze korespondencja dla Klienta, po zeskanowaniu jej należy przejść do Poczta (dokumenty)/Dodaj nowy dokument i dodać do systemu pliki z zeskanowanymi dokumentami wskazując gdzie zostały zapisane na lokalnym komputerze, następnie wysyłamy je do systemu. 
2. Mamy możliwość również dodania pozycji/wpisu bez skanu dokumentu „Dodaj nową pozycję”. Celem takiej pozycji jest np. udokumentowanie wysłania klasycznej poczty od Wirtualnego Biura do Klienta.
3. Mając już korespondencję w systemie przechodzimy do Poczta (dokumenty)/Lista nowych dokumentów aby przypisać poszczególnym klientom i wysłać do nich określając Nazwa dokumentu*, Opis dokumentu, Nadawca*, Adres nadawcy*, Znak sprawy*, Data dokumentu*, Data otrzymania*, Data usunięcia dokumentu*
4. Przechodząc do Poczta (dokumenty)/Niedostarczone dokumenty możemy zobaczyć listę wysłanych dokumentów do których system nie wykrył działania ze strony Klienta.
5. W Poczta (dokumenty)/Wszystkie dokumenty widzimy wszystkie dokumenty wraz z ich statusami.

REZERWACJA SAL/POKOI

1. W Rezerwacje/Kalendarz rezerwacji widzimy dodane Pokoje/Sale do rezerwacji, pomiędzy którymi możemy przemieszczać się. Wybierając określony widzimy tabelę kalendarza dla niej z oznaczonymi zajętymi godzinami.
2. Klikając w kalendarzu na wybraną godzinę przechodzimy do formularza rezerwacji w którym wypełniamy pola  Klient, Sala konferencyjna*, Data*, Godzina rozpoczęcia*, Godzina zakończenia*  aby założyć rezerwację.
3. Na Rezerwacje/Lista rezerwacji widzimy listę rezerwacji którą możemy przeszukiwać, sortować oraz edytować i usuwać poszczególne rezerwacje.
4. Na liście Rezerwacje/Zestawienie możemy wybrać określony miesiąc i zobaczyć ilość godzin rezerwacji poszczególnych klientów oraz rezerwacji anulowanych. Wybierając klienta widzimy szczegóły rezerwacji z danego miesiąca które możemy wyeksportować do formatu PDF.
5. W pozostałych konfiguracyjnych Zakładkach Sale konferencyjne i Dodaj salę konferencyjną definiujemy, edytujemy i usuwamy poszczególne Pokoje/Sale

TOWARY I USŁUGI

1. Dla Klientów korzystający z dodatkowych wewnętrznych usług i towarów tworzymy rejestr w dziale Towary-usługi.
2. Wybierając Towary-usługi/Dodaj towar-usługę klientowi rejestrujemy nowe wydania ich klientom. Wybieramy Klienta a następnie Towar-usługę, którą wydajemy Klientowi oraz ilość
3. W pozostałych konfiguracyjnych Lista towarów-usług i Definiuj nowy towar-usługę definiujemy, przeglądamy i zarządzamy poszczególne Towary-usługi.

USŁUGI STAŁE

1. Tutaj w zakładkach konfiguracyjnych Dodaj usługi stałe klientowi, Usługi stałe klientów, Lista usług stałych i Definiuj usługę stałą definiujemy, przeglądamy i zarządzamy Usługami stałymi (pakietami usług)

KLIENCI

1. W tym module konfiguracyjnym w zakładkach Lista klientów i Dodaj nowego klienta definiujemy, przeglądamy i zarządzamy Klientami.

AKTUALNOŚCI

1. W tym module w zakładkach Lista aktualności i Dodaj nową definiujemy, przeglądamy aktualności które automatycznie zostaną pokazane w panelach Klientów.

ZESTAWIENIA I PŁATNOŚCI

1. Zestawienia i płatności to rozbudowany moduł, możemy w nim, między innymi, w zakładce Zestawienia i płatności/Dodaj nową płatność  dodać wybranemu Klientowi niestandardową płatność wypełniając formularz Klient*, Data zakupu*, Tytuł*, Opis, Cena netto*.
2. W Zestawienia i płatności/Płatności z obecnego miesiąca widzimy szczegółowe listy płatności z bieżącego miesiąca w poszczególnych działach dla wszystkich klientów. Możemy je przeglądać, edytować i usuwać.
3. W Zestawienia i płatności/Zestawienia płatności to dział w którym są generowane automatycznie miesięczne zestawienia dla poszczególnych Klientów. Możemy je przeglądać i pobierać w formacie PDF.
4. Moduł Zestawienia i płatności/Historia rozliczeń umożliwia wyświetlenie rezerwacji z poprzednich miesięcy oraz ilości godzin anulowanych rezerwacji.

Pliki do pobrania

1. W formularzu na Pliki do pobrania/Dodaj nowy plik do pobrania możemy dodawać pliki do pobrania dla klientów za pośrednictwem ich paneli. Mogą to być wzory umów, szablony, regulaminy oraz inne materiały które chcemy im udostępnić.
2. W Pliki do pobrania/Lista plików do pobrania widzimy listę dodanych plików do pobrania, możemy je edytować i usuwać 

Moduły Pracownicy i Lokalizacje biur służą do konfiguracji Pracowników oraz lokalizacji Wirtualnego Biura.

PANEL KLIENTA

Każdy Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta w którym ma dostęp do poniższych modułów:

Poczta (dokumenty)

1. Na liście w Poczta (dokumenty)/Lista nowych dokumentów Klient widzi listę korespondencji która została przesłana w formie skanów. Może ją przeszukiwać, sortować oraz podglądać poszczególne skany dokumentów i pobierać je. Widoczny jest również status poszczególnych dokumentów ułatwiający szybkie zorientowanie się w zawartości listy. Pobrane dokumenty są automatycznie usuwane z tej listy.
2. Ta lista Poczta (dokumenty)/Książka pocztowa pokazuje wszystkie otrzymane skany bez względu czy były już pobrane.

Rezerwacje

1. W module Rezerwacje/Kalendarz Klient widzi Sale/Pokoje dostępne w jego lokalizacji oraz kalend aż z oznaczonym zarezerwowanym czasem dla wybranej Sali. Klikając na wybraną godzinę w kalendarzu przechodzi do formularza rezerwacji gdzie zakłada rezerwacje uzupełniając poszczególne pola Sala konferencyjna*, Data*, Godzina rozpoczęcia*, Godzina zakończenia*.
2. Na liście Rezerwacje/Lista rezerwacji Klient widzi listę rezerwacji zrobionych dla niego, minionych oraz przyszłych. Przyszłe może edytować lub anulować.
3. Rezerwacje/Zarezerwuj salę, to bezpośrednie przejście do formularza rezerwacji z pominięciem kalendarza.
4. Na liście Rezerwacje/Historia Klienci widzą listę rezerwacji dla nich w wybranym miesiącu oraz podsumowanie godzin rezerwacji i rezerwacji anulowanych. Mogę eksportować je do PDF.

Aktualności

W module Aktualności/Lista aktualności klienci widzą listę Aktualności dodanych przez administratora z możliwością przeglądania ich.

Pliki do pobrania

W module Pliki do pobrania/Lista plików do pobrania klienci widzą listę plików do pobrania dodanych przez administratora z możliwością pobrania ich.

Edycja danych

Klienci mogą samodzielnie zmieniać hasło do swojego panelu oraz swoje dane. Zmiana swoich danych przez klienta wymaga akceptacji Administratora.